Un système plus lisible pour les plans, les urgences et les dossiers.
Le travail a consisté à transformer des informations dispersées en repères visuels simples : dossiers mieux rangés, chantiers mieux listés et urgences mieux priorisées.
Le contexte
RVS Peinture est une entreprise du second œuvre située à Lorgues. L’entreprise disposait déjà d’une plateforme en ligne pour travailler et partager ses documents, mais le quotidien restait difficile à piloter.
Les plans, dossiers chantier, demandes clients et pièces administratives existaient bien, mais ils n’étaient pas toujours faciles à retrouver rapidement. L’entreprise avançait avec de l’expérience terrain, mais sans système assez clair pour suivre les priorités et les urgences.
Les problèmes identifiés
- Pas d’outils adaptés pour travailler efficacement sur les plans et les métrés.
- Pas de liste simple et organisée des chantiers en cours.
- Temps perdu à retrouver un plan, un document ou une information chantier.
- Une seule adresse email partagée, consultée par plusieurs personnes.
- Communication parfois confuse entre la secrétaire et le gérant.
- Urgences difficiles à classer : ce qui est vraiment urgent, ce qui est en attente, ce qui doit être validé.
Le vrai problème n’était pas le manque de travail. C’était le manque de visibilité sur l’information, les priorités et le suivi.
Avant / Après
Avant
- Plans et documents difficiles à retrouver.
- Chantiers suivis sans liste vraiment claire.
- Urgences gérées au fil de l’eau.
- Email unique utilisé par plusieurs personnes.
- Beaucoup d’échanges pour savoir où en est un dossier.
Après
- Dossiers mieux structurés et plus faciles à parcourir.
- Vision plus claire des chantiers en cours.
- Tableau Kanban pour visualiser les urgences.
- Priorités mieux partagées entre secrétaire et gérant.
- Moins de temps perdu à chercher et relancer.
Actions mises en place
- Création d’une logique de classement plus simple pour les dossiers et documents de chantier.
- Mise en place d’une liste plus claire des chantiers et dossiers en cours.
- Clarification des échanges entre la secrétaire et le gérant.
- Utilisation d’un tableau Kanban pour classer les demandes : à traiter, en cours, urgent, à valider, terminé.
- Première structuration des besoins liés aux plans, métrés et documents techniques.
- Réduction du nombre d’endroits où une information importante peut se perdre.
Impact visuel estimatif
Les pourcentages ci-dessous donnent un ordre de grandeur visuel des gains recherchés après structuration. Ils servent à comprendre l’impact potentiel de l’organisation mise en place ; ils ne remplacent pas une mesure chronométrée ou comptable.
Moins de temps perdu à chercher le bon fichier, le bon plan ou la bonne version.
Un tableau visuel permet de savoir plus vite ce qui est urgent, en attente ou à valider.
Moins de questions répétées entre les personnes, parce que l’information est mieux visible.
Une liste claire évite de tout garder dans la tête du gérant ou dans une boîte mail partagée.
Ce que le Kanban a changé
À traiter
Demandes clients
Plans à récupérer
Urgent
Réponse attendue
Validation gérant
En cours
Dossier chantier
Métré / plan
Terminé
Document classé
Action clôturée
Le tableau Kanban a permis de transformer des échanges dispersés en un suivi visuel simple. La secrétaire et le gérant pouvaient mieux distinguer ce qui devait être traité immédiatement, ce qui attendait une validation et ce qui était déjà terminé.
Ce que ce cas montre
Une petite entreprise du BTP n’a pas forcément besoin d’un gros logiciel compliqué pour mieux travailler. Souvent, les premiers gains viennent d’actions simples : mieux classer, mieux visualiser, mieux prioriser et mieux partager l’information.
L’objectif de SPC Conseil : aider l’entreprise à perdre moins de temps, faire moins d’erreurs et mieux suivre ses dossiers et chantiers.